Belföldi vállalkozások tevékenysége során számtalan esetben kerül sor arra, hogy külföldi munka, tartózkodás vagy éppen kiküldetés kapcsán felmerülő termékbeszerzés (amennyiben ott, helyben történik), illetőleg igénybe vett szolgáltatás esetén az adott szabályok szerint helyi adó hárul a cégre; ilyenkor lehetőség nyílik a más országban előzetesen felszámított ÁFA visszaigénylésére.

Ennek kérelmét Uniós tagállamok esetén az adóalanynak a NAV felé kell benyújtania a 21ELEKAFA nyomtatvány kitöltésén keresztül. Azon elismert harmadik országoknál, mint Svájc, Norvégia, Szerbia, Törökország és Lichtenstein, ahol visszatérítési viszonosság áll fenn, ugyanez a helyi adóhatóság elé benyújtott írásos kérelem útján történik.

Azok az adóalanyok jogosultak ezen adó-visszatérítési procedúrákra, akik adóköteles gazdasági tevékenységet a fentebbi tagországok egyikében sem végeznek – feltételezve, hogy a beszerzés, illetve szolgáltatás a belföldön folytatott adóköteles tevékenységét szolgálja valamilyen formában. Ebből következik, hogy nem nyújthatunk be kérelmet abban az esetben, ha kizárólag adómentes tevékenységet végzünk, hiába rendelkezünk belföldi telephellyel (tárgyi adómentes tevékenység, alanyi adómentes státusz). Akit csak részben illet meg adólevonási jog, a kérelem benyújtásakor erről nyilatkozat tesz.

A tárgyévet érintő számlák tekintetében a visszatérítési kérelem benyújtására mindig a követő év szeptember 30-ig van lehetőség az adóhatóságnál – ehhez okvetlenül szükséges mellékelni a teljesítést hitelesítő számlákat, mellékleteket és okiratokat. Az időszak, amire a kérelem vonatkozik, minimum három hónap és legfeljebb egy év lehet. Továbbá, a visszaigényelhető áfaösszeg alsó és felső küszöb közé van szorítva, amelynek értéke tagállamonként változik, ez alatt vagy felett a helyi adóhatóságok nem kötelesek a kérvényt befogadni, illetve elbírálni. A NAV a beérkezéstől számított 15 napon belül továbbítja a kérelmet az adott tagállam illetékes adóhatósága felé, amelynek innentől fogva a kérelmek elbírálására 4 hónap áll rendelkezésére. Jóváhagyás esetén az elfogadás időpontjához mért elkövetkező 10 napon belül az illetékes adóhatóság visszatéríti a megadott számlaszámra. A határidőben történő be nem nyújtás jogvesztő hatályú.

A visszaigénylési minimum értékhatár tagállamonként eltérő. Alapvetően 50 eurónál nem lehet kevesebb, de ha a visszatéríttetési időszak 1 naptári évnél rövidebb, ám 3 hónapot eléri, akkor 400
eurónál nem lehet kevesebb a visszaigényelt összeg. A visszaigénylést a saját tagállami adóhivatalhoz nyújthatja be a vállalkozás, a NAV formai vizsgálatot végez és megnézi, milyen a jogosult áfa-státusza. Ha rendben találja az adatokat, továbbítja a tagállamok adóhatóságai felé a beadványt. Nem kell aggódni, ha nem vagyunk tisztában az adott tagállam vagy elismert harmadik ország áfalevonási jogával, jogszabályával, mert nem szankcionálhat a külföldi adóhatóság egy esetleges jogosulatlan visszaigénylés miatt! Természetesen ez a külföldi visszaigénylés valóban bürokratikus, sok adminisztrációval jár, de érdemes végiggondolni, hogy mennyi pénzt szerezhetünk vissza. Bizonyos ágazatokban, mint pl. nemzetközi teherfuvarozás vétek e lehetőséget elszalasztani!